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Position Overview:

We are seeking a dedicated and proactive part-time bilingual Site Manager to oversee operations at our upcoming LAUFT workspace serving public servants. The Site Manager ensures smooth communication, operational efficiency, and problem-solving within the workspace. This role is key in maintaining a safe, secure, and productive environment for all employees.

Key Responsibilities:

General Responsibilities:

• Daily Liaison: Serve as the primary contact for the Federal Manager to facilitate daily operations and ensure seamless communication.
• Issue Troubleshooting: Address and resolve all non-IT workplace issues reported by employees.
• Access Management: Control access to workspaces, lockers, and restricted areas, ensuring only authorized personnel enter.
• Visitor Log Maintenance: Keep an accurate log of all visitors.
• Administrative Support: Provide support to ensure that employee productivity is not impacted.
• First Aid: Act as the first aid attendant, providing care and maintaining records in line with Canadian Occupational Health and Safety regulations.
• Emergency Procedures: Implement and manage emergency procedures and act as a warden when required.
• Health & Safety: Proactively manage workplace health and safety risks, ensuring procedures are up to date.
• Delivery & Shipment Handling: Manage all incoming and outgoing shipments during core hours.

Primary Duties:

• Reception: Serve as the first point of contact at reception, welcoming clients and managing inquiries.
• Workspace Maintenance: Keep the workspace tidy and organized at all times.
• Customer Issues: Handle any client issues in an effective and calm manner, ensuring a positive customer experience.

Specific Deliverables:

• First Aid Kit Management: Maintain first aid kits and provide proof of training.
• Emergency Evacuation Plan: Develop and maintain an emergency evacuation plan.
• Service Calls & Incident Management: Respond to service calls promptly and maintain updated building and contact information.
• Orientation Sessions: Conduct tours and information sessions for new employees and report to the Technical Authority.
• Security/Access Control: Oversee secure access and manage workspace access logs and video surveillance.
• Maintenance Management: Ensure timely repair and maintenance of the facility with advance notice.

Reporting & Documentation:

• Maintain and submit logs for first aid assistance and certification.
• Analyze service call trends, implement action plans, and provide reports.
• Compile data on workspace utilization and submit monthly performance reports.

Qualifications:

• Bilingual (French and English) required.
• First Aid and CPR certification.
• Strong organizational and communication skills.
• Proven experience in facility management.
• Knowledge of health and safety regulations.
• Ability to handle emergencies and manage incidents.
• Proficiency in maintaining logs and reports.

Compensation:

• Base annual salary: $55,000

Why Join Us?
This part-time role offers an opportunity to be a key part of managing our LAUFT workspace. If you're passionate about creating a safe, welcoming, and efficient environment, apply today!

Application Process:
Submit your resume and cover letter detailing your experience and qualifications to hello@lauft.work 

Aperçu du poste :

Nous sommes à la recherche d'un gestionnaire de site bilingue à temps partiel, dévoué et proactif, pour superviser les opérations de notre futur espace de travail LAUFT destiné aux fonctionnaires. Le gestionnaire de site assure une communication fluide, une efficacité opérationnelle et la résolution de problèmes au sein de l’espace de travail. Ce rôle est essentiel pour maintenir un environnement sûr, sécurisé et productif pour tous les employés.

Responsabilités clés :

Responsabilités générales :

• Liaison quotidienne : Servir de contact principal pour le gestionnaire fédéral afin de faciliter les opérations quotidiennes et assurer une communication sans faille.
• Résolution de problèmes : Traiter et résoudre toutes les questions liées au lieu de travail qui ne concernent pas l'informatique, signalées par les employés.
• Gestion des accès : Contrôler l'accès aux espaces de travail, aux casiers et aux zones restreintes, en veillant à ce que seules les personnes autorisées entrent.
• Tenue du registre des visiteurs : Maintenir un registre précis de tous les visiteurs.
• Soutien administratif : Fournir un soutien pour s'assurer que la productivité des employés n'est pas affectée.
• Premiers secours : Agir en tant que secouriste, en fournissant des soins et en tenant des dossiers conformément aux règlements canadiens sur la santé et la sécurité au travail.
• Procédures d'urgence : Mettre en œuvre et gérer les procédures d'urgence et agir en tant que responsable lorsque nécessaire.
• Santé et sécurité : Gérer de manière proactive les risques pour la santé et la sécurité au travail, en s'assurant que les procédures sont à jour.
• Gestion des livraisons et des envois : Gérer tous les envois entrants et sortants pendant les heures de pointe.

Fonctions principales :

• Réception : Être le premier point de contact à la réception, accueillir les clients et gérer les demandes.
• Entretien de l'espace de travail : Garder l'espace de travail propre et organisé en tout temps.
• Problèmes clients : Gérer tout problème des clients de manière efficace et calme, en assurant une expérience client positive.

Livrables spécifiques :

• Gestion des trousses de premiers secours : Maintenir les trousses de premiers secours et fournir la preuve de formation.
• Plan d'évacuation d'urgence : Développer et maintenir un plan d'évacuation d'urgence.
• Appels de service et gestion des incidents : Répondre rapidement aux appels de service et maintenir à jour les informations sur le bâtiment et les contacts.
• Sessions d'orientation : Effectuer des visites et des séances d'information pour les nouveaux employés et faire un rapport à l'autorité technique.
• Sécurité / Contrôle d'accès : Superviser l'accès sécurisé et gérer les journaux d'accès et la vidéosurveillance de l'espace de travail.
• Gestion de l'entretien : Assurer des réparations et un entretien en temps opportun de l'établissement avec un préavis adéquat.

Rapports et documentation :

• Maintenir et soumettre des registres d'assistance aux premiers secours et de certification.
• Analyser les tendances des appels de service, mettre en œuvre des plans d'action et fournir des rapports.
• Compiler des données sur l'utilisation de l'espace de travail et soumettre des rapports de performance mensuels.

Qualifications :

• Bilingue (français et anglais) requis.
• Certification en premiers secours et RCR.
• Excellentes compétences organisationnelles et en communication.
• Expérience prouvée en gestion d'installations.
• Connaissance des règlements de santé et de sécurité.
• Capacité à gérer les urgences et les incidents.
• Compétence dans la tenue de registres et de rapports.

Rémunération :

Salaire annuel de base : 55 000 $

Pourquoi nous rejoindre ?
Ce poste à temps partiel offre l'occasion de jouer un rôle clé dans la gestion de notre espace de travail LAUFT. Si vous êtes passionné par la création d'un environnement sûr, accueillant et efficace, postulez dès aujourd'hui !

Processus de candidature :
Soumettez votre CV et votre lettre de motivation détaillant votre expérience et vos qualifications à hello@lauft.work